探索適用於 Microsoft 365 的 Copilot

在此練習中，您將探索 Microsoft Copilot 有哪些方式可使用生成式 AI 協助您在建立新內容時提高生產力。 在本練習的案例中，您將從商業構想的一些概要筆記開始著手，並在多個應用程式 (例如 Word, PowerPoint, and Excel) 中使用適用於 Microsoft 365 的 Copilot，以協助您針對潛在投資者研擬商務計劃和簡報。

完成此練習約需要 40 分鐘。

注意：本練習需要貴組織提供適用於 Microsoft 365 的 Copilot 授權。

使用 Copilot 探索文件及研究構想

為了開始探索生成式 AI，我們會使用適用於 Word 的 Copilot 來檢查現有的文件，並從中擷取一些深入解析。

  1. 在網頁瀏覽器中，開啟位於 https://github.com/MicrosoftLearning/mslearn-ai-fundamentals/raw/main/data/generative-ai/Business%20Idea.docx 的 Business Idea.docx 文件。
  2. 選取 [下載]，將檔案儲存至電腦的 [下載] 資料夾。
  3. 將您剛下載的文件移動或複製並貼上到 OneDrive 資料夾。
  4. 從 OneDrive 資料夾中，在 Microsoft Word 中開啟 Business Idea.docx (關閉所有歡迎訊息或新功能通知) 並檢閱該文件，其中會描述紐約市清潔業務的一些高階構想。 如果出現提示，請選取頂端的 [啟用編輯]。

  5. 尋找並選取 Word 工具列上的 Copilot 圖示以開啟 Copilot 窗格，如下所示 (您的視覺效果主題可能會有所不同)：

    Microsoft Word 中 Copilot 窗格的螢幕擷取畫面。

  6. 在 Copilot 窗格中，在底部的文字輸入區域中，輸入下列提示：

     What is this document about?

  7. 檢閱 Copilot 的回應，其中應該會摘錄文件中的要點，如下所示：

    Word 中 Copilot 窗格以及回應的螢幕擷取畫面。

    您收到的特定回應可能會因生成式 AI 的性質而有所不同。

  8. 返回 Copilot 窗格，詢問 Copilot 下列問題：

     How do I setup a new business in New York?

  9. 檢閱回應，並視需要對其他問題進行後續追蹤。 當您滿意回應時，請使用回應底下的 [複製] (🗍) 圖示，將回應複製到剪貼簿。 在 Word 文件中將它貼上，接著選取所有文字，然後選取 Copilot 圖示 (在選取的文字底部)，將文字視覺化為資料表。

    要求 Copilot 採用資料表格式進行視覺化的螢幕擷取畫面。

  10. 檢閱資料表並要求 Copilot 新增詳細資訊，例如更多詳細資料的參考。 您的回應應如下所示 (您可能需要使用 [重新產生] 按鈕)：

    以資料表格式顯示 Copilot 回應的螢幕擷取畫面。

    重要：AI 產生的回應以網路上的公開資訊為基礎。 雖然協助您了解開展業務所需的步驟可能有其效用，但並不保證 100% 正確，同時也無法取代專業建議的需求！

  11. 當您滿意 Copilot 產生的資料表時，請選取 [保留] 選項。

使用 Copilot 建立商務計劃的內容

在您進行了一些初步研究後，接著即可讓 Copilot 協助您為清潔公司擬定商務計劃。

  1. 在 Business Idea.docx 文件仍開啟的情況下，在 Copilot 窗格中輸入下列提示：

     Can you suggest a name for my cleaning business?
  2. 檢閱建議，並選取清潔公司的名稱 (或繼續進行提示以尋找您想要的名稱)。

  3. 在 Word 文件中，選取邊界中的 Copilot 圖示以撰寫新內容的草稿。 輸入下列提示，將 Contoso Cleaning 取代為您選擇的公司名稱：

     Write a business plan for "Contoso Cleaning" based on the information in this document. Include an executive summary, market overview, and financial projections.

    Copilot 撰寫商務計畫草稿的螢幕擷取畫面。

  4. 檢閱 Copilot 撰寫的回應草稿，並予以保留、調整語氣、長度，或要求 Copilot 根據新提示重寫。 將適當的標題和樣式套用至您的文件，使其看起來很專業。 您的回應看起來會如下：

    Word 文件的螢幕擷取畫面，其中包含 Copilot 產生的商務計劃。

  5. 如果商務計劃中的財務預測未格式化為資料表，請選取預測內容並使用 Copilot 將其視覺化為資料表。
  6. 選取財務預測資料表，並將其複製到剪貼簿。
  7. 儲存 Word 文件，然後關閉它。

以適用於 Excel 的 Copilot 將財務預測視覺化

有了商務計劃，我們即可採用一些有關財務預測的資料，並要求 Excel 中的 Copilot 將這些資料視覺化，以便我們可以給投資者的電子郵件或簡報中包括這些資料。

  1. 開啟 Excel 並建立新的空白活頁簿。 立即將活頁簿以 Financial Projections.xlsx 儲存至 OneDrive，否則 Copilot 會無法運作。
  2. 將 Business Idea.docx 中的銷售預測貼到 Excel 試算表中，並將其格式化為資料表。 若要這樣做：
    1. 選擇資料中的儲存格。
    2. 選取 [首頁]，然後選擇 [樣式] 底下的 [格式化為資料表]。
    3. 選擇資料表的樣式。
    4. 在 [建立資料表] 對話方塊中，確認或設定儲存格範圍。
    5. 如果您的資料表具有標頭，請標示，然後選取 [確定]。

  3. 將銷售預測格式化為資料表後，從 Excel 功能區的 [常用]** 索引標籤開啟 Copilot 窗格，然後輸入下列提示：

     Suggest ways to visualize these financial projections.

  4. Copilot 應該會建議視覺化資料的方法，並提供將樞紐分析圖新增至新工作表的建議。

    Excel 中的 Copilot 視覺化財務預測的螢幕擷取畫面。

  5. 將樞紐分析圖新增至新的工作表，並將其開啟。 選取圖表，然後選取 [設計] 以套用樣式、變更圖表類型和其他動作。 最後，您應該會有類似如下的內容：

    Excel 中的 Copilot 新增樞紐分析圖的螢幕擷取畫面。

  6. 儲存活頁簿並關閉 Excel。

您剛剛使用了 Word 中的 Copilot 所建立的資料，並在 Excel 中將其視覺化。 在下一個練習中，您將繼續在 Outlook 中使用 Copilot 來撰寫及傳送關於已完成工作的電子郵件。

使用 Copilot 撰寫電子郵件

您建立了一些隨附品以利展開業務。 接下來即應吸引投資者為您的新創基金注資。

  1. 開啟 Outlook。 如果您尚未使用 Microsoft 365 帳戶設定 Outlook，請執行此動作。

    秘訣：如需協助，請參閱設定和使用 Outlook - Microsoft 支援服務。

  2. 在工具列上，如果 Outlook 體驗尚未在使用中，請切換至新的 Outlook 體驗。

    注意：若要取得 Outlook 中最新的 Copilot 功能，您應該使用「新的 Outlook」體驗。 若要查看您正在使用哪個版本，請參閱我擁有哪個版本的 Outlook？- Microsoft 支援服務。

  3. 建立新的電子郵件，並在 [收件者]** 方塊中填入您自己的電子郵件地址。

  4. 您可以從 Copilot 窗格或從電子郵件本文的右側開始撰寫電子郵件草稿：

    螢幕擷取畫面為 Outlook 以及使用 Copilot 撰寫電子郵件草稿的選項。

  5. 輸入下列提示並調整選項以將語氣設定為「正式」，而長度調整為「中」：

     Request a meeting with an investment bank to discuss funding for a commercial cleaning business.

    在 Outlook 中使用 Copilot 撰寫電子郵件草稿的螢幕擷取畫面。

  6. 選取 [產生草稿]**，然後檢閱產生的輸出。 調整語氣，或告訴 Copilot 您想要對電子郵件進行哪些變更。

    在 Outlook 中使用 Copilot 產生之電子郵件的螢幕擷取畫面。

  7. 如果您想要的話，可以將電子郵件傳送給自己！

使用 Copilot 建立簡報的內容

在 Copilot 的協助下，您針對清潔業務構想建立了一份商務計劃草案，準備了一些財務預測，並傳送了一封要求和潛在投資者會面的電子郵件。 現在您需要一份有效的簡報來傳達您的企業優勢。

  1. 請開啟 PowerPoint 並建立新的空白簡報。 如果 [設計工具]** 窗格自動開啟，請加以關閉。

    在 PowerPoint 中建立新空白簡報的螢幕擷取畫面。

  2. 將簡報以 Cleaning Company.pptx 儲存在 OneDrive 資料夾中。

  3. 在功能區的 [首頁] 索引標籤中選取 Copilot 按鈕，選取 [建立關於…的簡報]，然後在 Copilot 窗格中完成提示，如下所示：

     Create a presentation about a corporate cleaning service in New York City.

  4. Copilot 會在簡報中產生投影片。 此流程可能需要幾分鐘的時間，您的輸出應如下所示 (使用不同的主題)：

    Copilot 根據 Word 文件建立之 PowerPoint 簡報的螢幕擷取畫面。

  5. 選取簡報中倒數第二張投影片。 然後，在 [Copilot] 窗格中，使用 [新增投影片…]** 提示來建立關於 the benefits of an eco-friendly approach to cleaning. 的新投影片

    PowerPoint 簡報建立新投影片的螢幕擷取畫面。

  6. 儲存簡報。

挑戰

現在您已了解如何在幾個不同的應用程式中使用適用於 Microsoft 365 的 Copilot，以研究想法並產生內容，為什麼不嘗試進一步探索呢？ 請嘗試使用 Copilot 在當地圖書館策劃一場提升兒童讀寫能力的活動。 可行的嘗試包括：

  • 研究一些鼓勵兒童及早閱讀的技巧。
  • 製作活動的傳單或海報。
  • 撰寫活動的電子郵件，邀請當地的兒童讀物作家出席活動並發言。
  • 建立簡報以展開活動。

請盡情發揮您的創造力，並探索 Copilot 如何藉由尋找資訊、產生並精煉文字、建立影像和回答問題，為您提供協助。

結論

在本練習中，您已使用適用於 Microsoft 365 的 Copilot 來尋找資訊並產生內容。 希望您已了解如何在 Copilot 中利用生成式 AI 來提高生產力和創造力。 Microsoft 365 可讓您將生成式 AI 的強大功能導入商務資料和程序中，同時整合至您現有的 IT 基礎結構，以確保解決方案易於管理且安全無虞。