ラボ 3 - 演習 4 - イベント ベースの保持を構成する

この演習でのあなたの役割は、Contoso Ltd. のコンプライアンス管理者 Joni Sherman です。あなたの組織はテキサスにあり、特定のプロジェクトに属するコンテンツを終了後 5 年間保持するための保持ポリシーを実装する必要があります。

タスク 1 – イベント駆動の保持ラベルとイベントの種類を作成する

この手順では、保持ラベルとイベントの種類を作成します。 イベントの種類によって、保持期間がトリガーされます。 その特定のイベントの種類に対して保持ラベルが適用されているコンテンツには、そのラベルの保持アクションが適用されます。

  1. Client 1 VM (LON-CL1) には lon-cl1\admin アカウントでログインし、Microsoft 365 には Joni Sherman JoniS@WWLxZZZZZZ.onmicrosoft.com としてログインしておく必要があります (ZZZZZZ はラボ ホスティング プロバイダーから支給された固有のテナント ID)。 Joni のパスワードは、ラボ ホスティング プロバイダーから支給されます。

  2. Microsoft Edge で、 https://compliance.microsoft.com に移動して、Joni Sherman として Microsoft Purview ポータルにログインします。

  3. Microsoft Purview ポータルの左側のナビゲーション ウィンドウで、[データ ライフサイクル管理] を展開して [Microsoft 365] を選びます。

  4. [データ ライフサイクル管理] ページで [ラベル] タブを選び、[+ ラベルの作成] ボタンを選びます。

  5. [保持ラベルに名前を付ける] で、次の情報を入力します。

    • [名前] : プロジェクト資産
    • [ユーザー向けの説明] : このラベルをプロジェクトのドキュメントに割り当てて、それらが 5 年間保持されるようにします。
    • [管理者向けの説明] : イベント ベースの保持期間のプロジェクト資産。

  6. [次へ] ボタンを選択します。

  7. [ラベル設定の定義] ページで、[アイテムを無期限にまたは特定の期間保持する] ** 設定を有効にし、[次へ]** を選びます。

  8. [保持期間の定義] ページの [特定の期間アイテムを保持] で "5 年" を選びます。

  9. [以下に基づき保持期間を開始する] ドロップダウンで、[+ 新しいイベントの種類の作成] を選びます。 これにより、イベントベースのラベル ウィザードが開始されます。

  10. 右側の [イベントの種類に名前を付ける] ポップアップで、次の情報を入力します。

    • [名前] : プロジェクトの完了
    • [説明] : このイベントは、プロジェクトが終了するとトリガーされます。

  11. [次へ] を選択します。

  12. [概要] ページを確認し、[送信] を選びます

  13. [イベントの種類が作成されました] で、[完了] を選びます。

  14. [保持期間の定義] に戻り、[以下に基づき保持期間を開始する] で、新しく作成したイベントの種類 [プロジェクトの完了] を選び、[次へ] を選びます。

  15. Choose what happens after the retention period ページで Delete items automatically を選んで、 [次へ] を選びます。

  16. [確認と完了] ページで、[ラベルの作成] を選びます。

  17. [保持ラベルが作成されました] ページで、[何もしない]、[完了] の順に選びます。

ラベルが正常に作成されたら、それを発行する必要があります。

タスク 2 – イベント駆動の保持ラベルを発行する

前のタスクに続いて、"プロジェクト資産" 保持ラベルを発行し、ユーザーが発行されたラベルを SharePoint ドキュメントに適用できるようにします。

  1. Client 1 VM (LON-CL1) には lon-cl1\admin アカウントでログインし、Microsoft 365 には Joni Sherman としてログインしておく必要があります。

  2. Microsoft Edge で、Microsoft Purview ポータルのタブがまだ開かれているはずです。 その場合は、それを選択して次の手順に進みます。 閉じた場合は、新しいタブで https://compliance.microsoft.com に移動します。

  3. Microsoft Purview ポータルの左側のナビゲーション ウィンドウで、[データ ライフサイクル管理] を展開して [Microsoft 365] を選びます。

  4. [データ ライフサイクル管理] ページで [ラベル] タブを選択します。

  5. [プロジェクト資産] ラベルを選び、[ラベルの発行] ボタンを選びます。

  6. [発行するラベルを選択] ページで、[次へ] を選びます。

  7. [ポリシー スコープ] ページで、[次へ] を選びます。

  8. [作成するアイテム保持ポリシーの種類を選択する] ページで [静的] を選び、[次へ] を選びます。

  9. [ラベルを発行する場所の選択] ページで、[特定の場所を選択] を選び、以下を有効にします。

  10. 必ず、次の場所のみを [有効] にトグルします。

    • SharePoint クラシック サイトとコミュニケーション サイト
    • OneDrive アカウント

    [Exchange メールボックス] と [Microsoft 365 グループ メールボックスとサイト] は [無効] にトグルする必要があります。

  11. [次へ] ボタンを選択します。

  12. [ポリシーに名前を付ける] で、次の情報を入力します。

    • [名前] : プロジェクト資産保持ラベル
    • [説明] : プロジェクト資産保持ラベル、保持期間 5 年、SharePoint サイトの場所。

  13. [次へ] ボタンを選択します。

  14. [完了] ページを確認し、[送信] を選びます。

  15. [保持ラベルが発行されました] ページで、[完了] を選びます。

プロジェクト資産保持ラベルがユーザーに正常に発行されました。

タスク 3 – ラベルを適用して資産 ID を追加する

ラベルが発行されたら、ユーザーはラベルを適用し、プロジェクトの正しい資産 ID を、ラベルを付けるドキュメントに割り当てる必要があります。 このタスクでは、この機能をテストします。

  1. Client 1 VM (LON-CL1) には lon-cl1\admin アカウントでログインし、Microsoft 365 には Joni Sherman としてログインしておく必要があります。

  2. Microsoft Edge で、Microsoft Purview ポータルのタブがまだ開かれているはずです。 その場合は、それを選択して次の手順に進みます。 閉じた場合は、新しいタブで https://compliance.microsoft.com に移動します。

  3. 左上隅にある 9 つのドットを選び、 [アプリ] で [SharePoint] を選びます。

  4. 上部にある検索バーで "ブランド" を検索し、検索結果から [ブランド] SharePoint ページを選びます。

  5. 上部のナビゲーション ウィンドウで [ドキュメント] を選択します。

  6. [ドキュメント] ページで、Customer Product Survey.xlsx の左側にあるチェック ボックスをオンにして選びます。 横方向の省略記号 [...] を選び、[詳細] を選びます。

  7. 右側のメニューの [プロパティ] で、[ラベルの適用] を選び、[プロジェクト資産] ラベルを選びます。

    注: 保持ラベルの発行には時間がかかることがあるため、このオプションをすぐに使用できない場合があります。

  8. 新しく表示された [資産 ID] に「NewProductLaunch」と入力し、右上隅の [X] を選択して右側のメニューを閉じます。

これで、ラベルと資産 ID がドキュメントに正常に割り当てられました。 資産 ID NewProductLaunch の "プロジェクトの完了" イベントがトリガーされると、5 年間の保持期間がアクティブになります。

タスク 4 – 特定のイベントを作成する

イベントが発生したら、ラベルを付けたコンテンツの必須の保持期間が開始するように、イベントをトリガーする必要があります。

  1. Client 1 VM (LON-CL1) には lon-cl1\admin アカウントでログインし、Microsoft 365 には Joni Sherman JoniS@WWLxZZZZZZ.onmicrosoft.com としてログインしておく必要があります (ZZZZZZ はラボ ホスティング プロバイダーから支給された固有のテナント ID)。 Joni のパスワードは、ラボ ホスティング プロバイダーから支給されます。

  2. Microsoft Edge で、 https://compliance.microsoft.com に移動して、Joni Sherman として Microsoft Purview ポータルにログインします。

  3. Microsoft Purview ポータルの左側のナビゲーション ウィンドウで [レコード管理] を選び、[イベント] タブを選びます。

  4. [+ 作成] を選択します。

  5. [イベントの名前の設定] ページで、次の情報を設定します。

    • 名前: 新製品の発表は終了しました
    • 説明: "プロジェクト資産" ラベルと資産 ID NewProductLaunch が設定された資産が保有期間に入ります。

  6. [次へ] を選択します。

  7. [イベントの設定] ページで、[イベントの種類を使う] を選び、[イベントの種類を選択] を選びます。

  8. [イベントの種類を選択] ページで、"プロジェクトの完了" をび、[追加] を選びます。

  9. [次へ] を選択します。

  10. [イベントの設定] ページで、[SharePoint と OneDrive のアイテムの資産 ID] を NewProductLaunch に設定します。

  11. [このイベントが発生した日時] で今日の日付を選び、[次へ] を選びます。

  12. [完了] ページを確認し、[送信] を選びます。

  13. [イベントが作成されました] ページで、[完了] を選びます。

イベントが正常にトリガーされ、"プロジェクト資産" ラベルと資産 ID NewProductLaunch が設定されたすべてのドキュメントの保持期間を開始しました。

タスク 5 – イベント トリガーの結果を観察する

指定した保持期間が開始したことを確認するには、ファイルを削除してみる必要があります。

  1. Client 1 VM (LON-CL1) には lon-cl1\admin アカウントでログインし、Microsoft 365 には Joni Sherman としてログインしておく必要があります。

  2. Microsoft Edge で、Microsoft Purview ポータルのタブがまだ開かれているはずです。 その場合は、それを選択して次の手順に進みます。 閉じた場合は、新しいタブで https://compliance.microsoft.com に移動します。

  3. 左上隅にある 9 つのドットを選び、 [アプリ] で [SharePoint] を選びます。

  4. 上部にある検索バーで "ブランド" を検索し、検索結果から [ブランド] SharePoint ページを選びます。

  5. 上部のナビゲーション ウィンドウで [ドキュメント] を選びます。

  6. [ドキュメント] ページで、Customer Product Survey.xlsx の左側にあるチェック ボックスをオンにして選びます。 水平方向の省略記号 [...] を選びます。

  7. コンテキスト メニューの [削除] を選んで、結果を確認します。

ドキュメントの保持期間が正常に開始されたことが確認されました。 ドキュメントをまだ削除できる場合は、イベントの同期期間が完了しておらず、保持ポリシーのトリガーがまだ進行中です。 他の保持ラベルと同様に、このプロセスが完了するまで最大で 7 日かかることがあります。