Demo 2: Crear una factura

  1. Vaya al área de trabajo  Administración de proyectos.
    En esta demo repasaremos el proceso de facturación de un único proyecto en Project Operations. Aunque es posible hacer una facturación en masa, en esta demostración nos centraremos en un único proyecto de tiempo y material.También veremos los resultados del registro y la información financiera del informe del proyecto. Comencemos con la facturación del proyecto. 

  2. En el selector de empresas de la parte superior derecha, compruebe que la entidad legal a la que está conectado es  USSI. De no ser así, cambie la entidad legal a  USSI.
    Desde el área de trabajo  Administración de proyectos, podremos ver todos los proyectos activos.Podemos buscar proyectos mediante el filtro o, como en este ejemplo, podemos seleccionar una id. de proyecto conocida. 

  3. En la tabla  Proyectos activos , en la tabla  ID de proyecto , seleccione  00000093 Contoso Consulting.

  4. Después, abra la página  Propuestas de factura de proyecto  para ver todas las facturas anteriores procesadas para Contoso Consulting. 

  5. En la pestaña  FACTURA  del panel de acciones, seleccione  Propuestas de factura de proyecto. 

  6. En la barra de navegación de la página  Propuestas de factura de proyecto , seleccione  Nueva y después  Propuesta de factura.
    Como se trata de una factura de tiempo y material, no es necesario que seleccionemos la opción Propuesta de factura desde la regla de facturación. 

    Una factura de pantalla de la página Propuestas de factura de proyecto con la nueva propuesta de factura resaltada.

  7. En el panel  Crear propuesta de factura , apunte a los cuadros bajo  Seleccionar transacciones.
    Desde aquí, podremos seleccionar opciones como el método de facturación, la fecha de la factura, la fuente de financiación y el proyecto.También podremos optar por incluir subproyectos, además de incorporar tipos de transacciones, las fechas de inicio y finalización de las transacciones y cualquier dimensión financiera que necesitemos. 

    Una captura de pantalla del panel Crear propuesta de factura con la sección Seleccionar transacciones resaltada.

  8. En el menú desplegable  Proyecto , seleccione  00000093 Contoso Consulting. 

  9. Para este ejemplo, asegúrese de que la  Fecha de factura está establecida en  01/02/21, la  Fecha de inicio  está establecida como  01/02/21 y que la fecha de finalización es la fecha de hoy.
    Una vez ha seleccionado todo, seleccione el botón de búsqueda para buscar las transacciones que cumplan dichos parámetros.

  10. Seleccione  Buscar.
    Luego, para facturar todas las transacciones, seleccione la opción Seleccionar todo. De esta forma se seleccionarán los elementos que elegimos para gastos y horas.

  11. En la pestaña  Transacciones del proyecto , seleccione  Seleccionar todo.

  12. Seleccione  Aceptar. 

  13. En la página  Propuesta de factura , apunte a la columna  Importe de línea de factura .
    Aquí podremos ver el importe y el resumen de la factura, las transacciones de horas y los gastos.

    Una captura de pantalla de la página Propuesta de factura con la columna Importe de línea de factura resaltada.

  14. Apunte a la pestaña  Hora . 

  15. Apunte a la pestaña  Gasto.
    También puede cambiar y mirar la transacción de gastos.
    Después, vamos a comprobar el botón de totales para ver el aspecto que tendrá la factura desde una perspectiva tanto de costes como de ingresos.

  16. En la barra de navegación, seleccione  Totales.

  17. En la página  Totales, apunte a la columna  CONTABILIDAD GENERAL, a la columna  CLIENTE  y a la columna  Descuento de línea.
    En la pantalla Totales, podemos ver cuál será el impacto en la contabilidad general, cualquier información del cliente, como los límites de crédito, los descuentos, los impuestos y el impacto neto de la factura. 

  18. En el lado derecho de la pantalla, seleccione  X  para cerrar la página.
    Ya estamos listos para crear una vista previa de impresión para asegurarnos de que toda la información de la factura es correcta. Algunas organizaciones utilizan la vista previa durante las reuniones de revisión del proyecto para asegurarse de que todos están de acuerdo con los totales antes de finalizar la factura. 

  19. En la barra de navegación de la página  Propuesta de factura , seleccione  Vista previa de impresión. 

  20. En el cuadro de diálogo, seleccione  Vista previa de impresión.
    Aquí puede ver un ejemplo de la vista previa de impresión de una factura proforma. 

  21. Seleccione X  para cerrar la página.
    Una vez validada toda la información y si todos están satisfechos con la vista previa de impresión de la factura, podemos registrar la propuesta de factura.

  22. En la barra de navegación, seleccione  Registrar.

  23. Seleccione la pestaña  Parámetros .

  24. En  PARÁMETRO, establezca  Registro  en  Sí.

  25. En  OPCIONES DE IMPRESIÓN, establezca  Imprimir factura en  Sí.

  26. Seleccione  Aceptar.

  27. En la página  Factura , apunte al número de  factura.
    Se habrá generado un número de factura.
    Una vez registrada la factura, podemos revisar la información del diario de factura y explorar en profundidad las transacciones contables.

  28. Vaya al área de trabajo  Administración de proyectos.

  29. En la tabla  Proyectos activos , seleccione el proyecto  00000093 Contoso Consulting.

  30. En la pestaña  FACTURA  del panel de acciones, seleccione  Diarios de factura.

  31. En la barra de acciones de la página  Diario de factura , seleccione  Vale.

  32. En la página  Transacciones de vales , apunte a la columna  Cuenta contable.
    Aquí podemos ver los resultados registrados de la contabilidad general. Las cuentas de contabilidad general están determinadas por la configuración de cuenta y las dimensiones financieras aplicadas a cada proyecto.

  33. Vaya al área de trabajo  Administración de proyectos . 

  34. En la tabla  Proyectos activos , seleccione el proyecto  00000093 Contoso Consulting.

  35. En la barra de navegación de la página  Contoso Consulting , seleccione  Control.
    Desde aquí podemos ver todos los detalles del proyecto.
    Ahora vamos a mirar los aspectos financieros del proyecto en un informe de proyecto.

  36. Seleccione  Informes de proyecto.

  37. En la página  Informes de proyecto , apunte a la sección  FECHA DEL PROYECTO .
    Puede crear un informe de cualquier intervalo de fechas que desee.

  38. Seleccione el cuadro de fecha  Desde y escriba  01/02/2021.

  40. Seleccione el cuadro de fecha  Hasta  y escriba la fecha de hoy.

  41. Cuando termine, seleccione  Calcular.

    Una captura de pantalla de la página Informes de proyecto con la opción Calcular resaltada.

  42. Apunte a  Transacciones.
    Una vez se hayan actualizado los datos, los directores de proyectos podrán explorar en profundidad los detalles de las transacciones para tomar decisiones sobre el proyecto o para hacer modificaciones en caso de que sea necesario.En esta demostración hemos procesado una factura de tiempo y material con una transacción tanto de horas como de gastos. Hemos mirado una vista previa de la factura, la hemos registrado, hemos revisado el registro de contabilidad y por último hemos revisado el impacto financiero a través del informe del proyecto.