Demo 2 – Rechnung erstellen

  1. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich Projektverwaltung.
    In dieser Demo werden wir den Prozess der Rechnungsstellung für ein einzelnes Projekt innerhalb von Project Operations durchgehen. Obwohl es möglich ist, eine Massenrechnungsstellung durchzuführen, werden wir uns zu Demonstrationszwecken auf ein einzelnes Aufwandsprojekt konzentrieren.Wir werden auch die Buchungsergebnisse und Finanzeinblicke innerhalb der Projektaufstellung sehen. Lassen Sie uns mit der Projektrechnung beginnen. 

  2. Stellen Sie in der Unternehmensauswahl rechts oben sicher, dass die juristische Person, mit der Sie verbunden sind, USSI ist. Wenn das nicht der Fall ist, ändern Sie die juristische Person in USSI.
    Im Arbeitsbereich Projektverwaltung werden alle aktiven Projekte angezeigt.Wir können mithilfe des Filters nach Projekten suchen, oder wir wählen in diesem Beispiel eine bekannte Projektkennung aus. 

  3. Wählen Sie in der Tabelle Aktive Projekte in der Spalte Projektkennung das Projekt 00000093 Contoso Consulting aus.

  4. Öffnen Sie als Nächstes die Seite Projektrechnungsvorschläge, um alle bisher bearbeiteten Rechnungen für Contoso Consulting anzuzeigen. 

  5. Wählen Sie im Aktionsbereich auf der Registerkarte FAKTURIEREN die Option Projektrechnungsvorschläge aus. 

  6. Wählen Sie auf der Seite Projektrechnungsvorschläge auf der Navigationsleiste die Option Neu und dann Rechnungsvorschlag aus.
    Dies ist eine einfache Aufwandsrechnung, sodass wir die Option für Rechnungsvorschlag aus Abrechnungsregel nicht auswählen müssen. 

    Screenshot der Seite „Projektrechnungsvorschläge“ mit hervorgehobenem neuen Rechnungsvorschlag

  7. Zeigen Sie im Bereich Rechnungsvorschlag erstellen auf die Felder unter  Buchungen auswählen.
    Von hier aus können wir Faktoren wie die Rechnungsstellungsmethode, das Rechnungsdatum, die Finanzierungsquelle und das Projekt auswählen.Wir können auch Unterprojekte sowie Buchungsarten, Start- und Enddatum für Buchungen und alle erforderlichen Finanzdimensionen einbeziehen. 

    Screenshot des Bereichs „Rechnungsvorschlag erstellen“, in dem der Abschnitt „Buchungen auswählen“ hervorgehoben ist

  8. Wählen Sie im Dropdownmenü Projekt die Option  00000093 Contoso Consulting aus. 

  9. Stellen Sie für dieses Beispiel sicher, dass Rechnungsdatum auf 01.02.21, das Startdatum auf  01.02.21 und das Enddatum auf das heutige Datum festgelegt ist.
    Sobald die Auswahl getroffen ist, wählen Sie die Schaltfläche „Suchen“ aus, um die Buchungen zu finden, die diesen Parametern entsprechen.

  10. Wählen Sie Suchen aus.
    Wählen Sie als nächstes die Option „Alle auswählen“ aus, um alle Buchungen zu fakturieren. Damit werden die Elemente ausgewählt, die wir für Ausgaben und Stunden auswählen.

  11. Wählen Sie unter der Registerkarte Projektbuchungen die Option Alle auswählen aus.

  12. Wählen Sie OK aus. 

  13. Zeigen Sie auf der Seite Rechnungsvorschlag auf die Spalte Rechnungspositionsbetrag.
    Hier können wir den Rechnungsbetrag und die Zusammenfassung sowie die Stundenbuchungen und Ausgaben sehen.

    Screenshot der Seite „Rechnungsvorschlag“ mit hervorgehobener Spalte für den Rechnungspositionsbetrag

  14. Zeigen Sie auf die Registerkarte Stunde. 

  15. Zeigen Sie auf die Registerkarte Ausgaben.
    Sie können auch wechseln und die Ausgabenbuchung betrachten.
    Als nächstes überprüfen wir die Schaltfläche „Summen“, um zu sehen, wie die Rechnung sowohl aus der Kosten- als auch aus der Umsatzerlösperspektive aussehen wird.

  16. Wählen Sie auf der Navigationsleiste die Option Summen aus.

  17. Zeigen Sie auf der Seite Summen auf die Spalte HAUPTBUCH, die Spalte DEBITOR und die Spalte Positionsrabatt.
    Auf dem Bildschirm „Summen“ können wir sehen, wie sich die Rechnung auf das Hauptbuch auswirkt. Zudem werden alle Kundeninformationen wie Kreditlimits, Rabatte, Mehrwertsteuern und die Nettoauswirkungen der Rechnung angezeigt. 

  18. Wählen Sie auf der rechten Seite des Bildschirms das X aus, um die Seite zu schließen.
    Wir sind jetzt bereit, eine Seitenansicht zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle Rechnungsinformationen richtig sind. Einige Unternehmen verwenden die Vorschau bei Besprechungen zur Projektüberprüfung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Summen zustimmen, bevor die Rechnung abgeschlossen wird. 

  19. Wählen Sie auf der Seite Rechnungsvorschlag auf der Navigationsleiste die Option Seitenansicht aus. 

  20. Wählen Sie im Dialogfeld die Option Seitenansicht aus.
    Hier sehen Sie ein Beispiel für die Seitenansicht einer Proforma-Rechnung. 

  21. Wählen Sie dasX aus, um die Seite zu schließen.
    Sobald wir alle Informationen überprüft haben und mit der Seitenansicht der Rechnung zufrieden sind, können wir den Rechnungsvorschlag buchen.

  22. Wählen Sie auf der Navigationsleiste die Option Buchen aus.

  23. Wählen Sie die Registerkarte Parameter aus.

  24. Legen Sie unter PARAMETER die Option Buchung auf Ja fest.

  25. Legen Sie unter DRUCKOPTIONEN die Option Rechnung drucken auf Ja fest.

  26. Wählen Sie OK aus.

  27. Zeigen Sie auf der Seite Rechnung auf die Rechnungsnummer.
    Jetzt verfügen wir über eine Rechnungsnummer, die generiert wurde.
    Nachdem die Rechnung gebucht wurde, können wir die Informationen in der Rechnungserfassung überprüfen und die Detailinformationen der Sachkontobuchungen anzeigen.

  28. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich Projektverwaltung.

  29. Wählen Sie in der Tabelle Aktive Projekte das Projekt  00000093 Contoso Consulting aus.

  30. Wählen Sie im Aktionsbereich auf der Registerkarte FAKTURIEREN die Option Rechnungserfassungen aus.

  31. Wählen Sie auf der Seite Rechnungserfassung auf der Aktionsleiste die Option Beleg aus.

  32. Zeigen Sie auf der Seite Belegbuchungen auf die Spalte Sachkonto.
    Hier sehen wir Ergebnisse, die im Hauptbuch gebucht werden. Die Hauptbuchkonten werden durch die Kontoeinstellungen und die auf jedes Projekt angewendeten Finanzdimensionen bestimmt.

  33. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich Projektverwaltung. 

  34. Wählen Sie in der Tabelle Aktive Projekte das Projekt  00000093 Contoso Consulting aus.

  35. Wählen Sie auf der Seite Contoso Consulting auf der Navigationsleiste die Option Steuerung aus.
    Von hier aus können wir alle Projektdetails sehen.
    Als nächstes betrachten wir die Projektfinanzen einer Projektaufstellung.

  36. Wählen Sie Projektaufstellungen aus.

  37. Zeigen Sie auf der Seite Projektaufstellungen auf den Abschnitt PROJEKTDATUM.
    Sie können eine Aufstellung für einen beliebigen Datumsbereich erstellen.

  38. Wählen Sie das Feld Startdatum aus, und geben Sie 01.02.2021 ein.

  40. Wählen Sie das Feld Enddatum aus, und geben Sie das heutige Datum ein.

  41. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Berechnen aus.

    Screenshot der Seite „Projektaufstellungen“ mit hervorgehobener Option „Berechnen“

  42. Zeigen Sie auf Buchungen.
    Nachdem die Daten aktualisiert wurden, kann ein Projektmanager weitere Detailinformationen zu den Buchungen anzeigen, um Projektentscheidungen zu treffen oder gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.In dieser Demonstration haben wir eine Aufwandsrechnung mit einer Stunden- und einer Ausgabenbuchung verarbeitet. Wir haben die Seitenansicht angezeigt, dann die Rechnung gebucht, die Sachkontobuchung überprüft und schließlich die finanziellen Auswirkungen über diese Projektaufstellung überprüft.